L’évolution règlementaire et normative relative à la copie fiable et à la numérisation fidèle ouvre la voie à la suppression des originaux sur support papier. Pour bénéficier des réductions de coûts qui en résultent encore faut-il respecter des exigences notamment en matière d’intégrité. Cette dernière est présumée remplie par l’usage d’un horodatage qualifié, d’un cachet électronique qualifié ou d’une signature électronique qualifiée, au sens du règlement européen eIDAS.

Vous n’avez pas encore une vision très claire de l’ensemble des textes parus ou à paraître à propos de la numérisation fidèle, de la copie fiable et de la destruction des originaux papiers ? Cecurity.com vient à votre secours en vous présentant les choses à la façon d’une série du genre Breaking Paper, Game of Fiable ou House of Num.

Episode 1 : arrêté du 7 janvier 2016. Ce texte aborde les modalités de numérisation des documents qui alimentent la piste d’audit en matière de dématérialisation fiscale des factures. Une entrée en matière en douceur où il est question de documents numérisés conservés au format PDF assorti d’une signature électronique.

Episode 2 : ordonnance du 10 février 2016 qui donne naissance au nouvel article 1379 du Code civil. Où l’on apprend que désormais « la copie fiable a la même force probante que l’original (…) ».

Episode 3 : le 1er octobre 2016, l’ordonnance du 10 février 2016 entre en vigueur. Un épisode de transition.

Episode 4
 : Décret du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil. Un épisode très riche où il est question d’intégrité de la copie, d’empreinte, d’horodatage, de cachet électronique qualifié, du règlement eIDAS, de conservation sécurisée, de traçabilité et de sécurité des accès.

Episode 5 : coup de théâtre avec l’ordonnance du 12 janvier 2017 relative aux conditions de reconnaissance de la force probante des documents comportant des données de santé à caractère personnel (…) Où l’on découvre, à peine remis des émotions de l’épisode Décret du 5 décembre 2016, un texte qui fait explicitement référence à la destruction du document original sur support papier.

Episode 6 : la date du 31 janvier 2017 marque la fin de la phase d’enquête publique de la norme AFNOR NF Z42-026 « Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations ». Où l’on annonce la saison II avec la parution de la norme NF Z42-026 attendue pour avril 2017.

Le suspens s’amenuise au fil des épisodes. Tout cela devrait mal finir pour les originaux papiers.

Arnaud Belleil

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